Factur-X, UBL, CII : les formats de la facture électronique et leurs profils

Une facture électronique doit respecter l’un des formats retenus par la réforme : UBL, CII ou un format mixte que la DGFiP désigne sous le nom de Factur-X. Les deux premiers sont des formats de données structurées. Le troisième associe un fichier de données structurées au format XML et une représentation lisible de la facture au format PDF. Les plateformes agréées doivent toutes traiter ces formats, qui forment le socle commun grâce auquel les factures circulent d’une plateforme à l’autre.

Pour une entreprise, le choix du format est moins contraignant qu’il n’y paraît. Un fournisseur ne peut pas vous imposer son format : vous choisissez votre plateforme de réception en fonction des formats qui vous conviennent, et les plateformes convertissent la facture lorsque c’est nécessaire. Un PDF ordinaire envoyé par courriel ne relève en revanche d’aucun de ces formats et n’est pas une facture électronique. Les obligations de facturation électronique et leur calendrier sont présentés dans notre guide principal.

Les formats du socle commun

La norme XP Z12-012, publiée par l’AFNOR, détaille les formats et profils des messages de facture et de statuts de cycle de vie qui forment le socle minimal de la réforme. L’arrêté du 27 juillet 2026 impose aux plateformes agréées de les respecter.

Deux normes d’échange structurent les données. La norme Cross Industry Invoice, dite CII, est élaborée par l’UN/CEFACT, le centre des Nations unies pour la facilitation du commerce et les transactions électroniques. Le standard Universal Business Language, dit UBL, est l’autre syntaxe retenue. Une facture dans l’un de ces formats est un fichier de données conçu pour être traité par un logiciel. Chaque facture y porte ses mentions obligatoires, anciennes et nouvelles, sous forme de données placées dans des champs dédiés.

Deux profils : la norme européenne et son extension

Dans chaque format, la réforme retient deux profils. Le profil EN16931 est une spécification d’usage de la norme européenne de facturation électronique du même nom. Le profil EXTENDED-CTC-FR en est une extension. Les deux profils sont implémentés en CII comme en UBL.

Le profil s’impose aux plateformes, qui doivent savoir traiter chacune de ces combinaisons. Pour l’entreprise, il se traduit surtout par une question à poser à son éditeur et à sa plateforme : lesquels sont pris en charge, en émission et en réception.

Factur-X, le format mixte

Le texte réglementaire décrit Factur-X comme un standard de format mixte. Il se compose d’un fichier de données structuré au format XML, en CII, conforme au profil EN16931 ou au profil EXTENDED-CTC-FR au travers de son profil EXTENDED, et d’un fichier PDF qui constitue la représentation lisible de la facture, selon la norme PDF/A3.

Le nom Factur-X ne figure pas dans l’arrêté. Il apparaît dans le glossaire d’un livret d’information publié par la DGFiP, qui présente les formats compatibles avec la réforme sous l’intitulé « UBL/CII/Factur-X ». La description des deux documents concorde.

L’intérêt de Factur-X tient à cette double nature : une personne peut lire la facture comme un PDF, un logiciel peut en extraire les données. C’est toutefois le fichier structuré qui en fait une facture électronique. Un PDF seul, même d’apparence identique, ne suffit pas, car la facture électronique doit comporter un socle de données sous forme structurée et transiter par une plateforme agréée.

Qui convertit, et quand

La conversion est l’affaire des plateformes. La plateforme agréée de l’émetteur convertit la facture dans l’un des formats et profils prévus lorsqu’il y a lieu. La plateforme du destinataire la met ensuite au format dont son client a besoin, en respectant les spécifications de conversion de la norme XP Z12-012.

Le texte prévoit le cas où la conversion risque d’altérer les données. Lorsque leur intégrité ne peut pas être strictement garantie, la plateforme d’émission transmet une représentation lisible comportant toutes les données reçues avant la conversion, et la plateforme du destinataire met une représentation de même nature à disposition de son client. Vous n’avez donc pas à produire vos factures dans le format de chacun de vos clients.

Quel format pour quelle situation

Le format se choisit d’abord côté réception. Puisque votre plateforme met les factures reçues au format qui vous convient, la question porte sur la façon dont vous les traitez. Votre plateforme de réception peut être celle que vous utilisez pour émettre vos factures ou celle de votre fournisseur : le choix vous appartient, et un fournisseur ne peut pas vous imposer son format d’échange.

Si vos factures fournisseurs sont vérifiées et saisies par une personne, le format mixte conserve une représentation lisible de chaque facture. Si elles alimentent directement un logiciel comptable ou un ERP, un format structuré, CII ou UBL, répond au besoin d’intégration. À l’émission, la plateforme convertit la facture lorsque c’est nécessaire pour le destinataire.

Avant de choisir, vérifiez les formats réellement pris en charge par votre plateforme et par votre logiciel, dans chaque sens. Dans nos fiches, la documentation des plateformes ne précise pas toujours si un format est accepté en émission, en réception, ou les deux.

Au-delà des formats : API, cas d’usage et statuts

Deux autres normes AFNOR complètent le socle. La norme XP Z12-013 décrit les interfaces de programmation qui relient le système d’information d’une entreprise à une plateforme agréée ; les plateformes qui proposent ces interfaces standardisées doivent la respecter. La norme XP Z12-014 décrit les cas d’usage entre entreprises que les plateformes mettent en œuvre. Les trois normes sont téléchargeables gratuitement sur le site de l’AFNOR.

Les échanges avec l’administration relèvent d’un autre ensemble de documents : les spécifications externes publiées sur impots.gouv.fr, dont la version applicable est la version 3.2 du 30 avril 2026. Elles décrivent notamment l’annuaire et la transmission des données de facturation, de transaction et de paiement.

Le socle normalise enfin les statuts de cycle de vie qui accompagnent la facture. Le guide de démarrage de la DGFiP en distingue deux souvent confondus. Le rejet vient d’une plateforme et signale une difficulté de transmission ou de contrôle, comme une erreur de format ou une donnée obligatoire absente. Le refus vient de l’acheteur : c’est un statut obligatoirement motivé, réservé aux motifs prévus par la norme, qui ne sert pas à trancher un simple litige commercial. Après un refus fondé, la facture corrigée porte un nouveau numéro. Les données transmises en e-reporting s’appuient sur ces statuts : un paiement se déclare en enrichissant le statut « encaissée » de la facture.